Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Introducción

En Eclectic Estudio de Estrategia S.A.S., identificada con NIT 902.099.052-0 (en adelante, “Eclectic” o “nosotros”), nos tomamos en serio la protección de tu información. Por eso adoptamos esta Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”), en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, y las demás disposiciones que regulan la protección de Datos Personales en Colombia.

Eclectic es una firma de abogados la cual, para prestar nuestros servicios necesitamos tratar Datos Personales de clientes, potenciales clientes, colaboradores y otras personas con las que nos relacionamos. En esta Política te contamos, de forma clara y sencilla, qué haremos con tu información, para qué la usaremos y cómo puedes ejercer tus derechos.

Esta Política aplica cuando Eclectic actúa como Responsable del Tratamiento, es decir, cuando somos nosotros quienes decidimos para qué y cómo se tratan tus Datos Personales.

2. Objetivo

Con esta Política queremos contarte cómo trataremos tu información, cuáles son tus derechos, qué canales y procedimientos tienes para ejercerlos, y qué principios y reglas seguimos en Eclectic al tratar tus Datos Personales.

3. Definiciones

Para que hablemos el mismo idioma, las palabras que en esta Política aparecen con mayúscula inicial tienen el siguiente significado, salvo que se indique otra cosa:

• Autorización: Es el consentimiento previo, expreso, informado y libre que tú, como Titular, le das a Eclectic para que trate tus Datos Personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales, físicos o digitales, que tratamos en Eclectic para finalidades específicas.
• Contrapartes: Son las personas naturales o jurídicas con las que Eclectic tiene una relación contractual, comercial o de hecho. Incluye a:
  • Clientes: Personas naturales o jurídicas (incluidas las personas naturales que actúan como sus puntos de contacto) que contratan o están interesadas en contratar los servicios legales de Eclectic, de forma recurrente u ocasional, incluyendo a los potenciales clientes.
  • Proveedores: Personas naturales o jurídicas (incluidas las personas naturales que actúan como sus representantes, trabajadores o puntos de contacto) que le suministran bienes o servicios a Eclectic para su operación.
  • Colaboradores: Personas naturales que le prestan sus servicios a Eclectic mediante contratos de prestación de servicios, consultoría u otras modalidades, sin que exista una relación laboral.
  • Empleados: Personas naturales vinculadas a Eclectic mediante un contrato de trabajo.
• Dato Personal: Es toda información que permite identificar, directa o indirectamente, a una persona natural, como su nombre, cédula, correo electrónico, teléfono, dirección, entre otros.
• Dato Personal Público: Es aquel Dato Personal que, por su naturaleza o por mandato legal o judicial, puede ser accedido por cualquier persona y cuyo Tratamiento no requiere Autorización previa del Titular. Son ejemplos de Datos Personales Públicos los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato Personal Sensible: Es un tipo especial de Dato Personal que, por su naturaleza, puede afectar la intimidad del Titular o generar discriminación, como datos sobre salud, origen étnico, creencias religiosas, orientación sexual o información biométrica.
• Encargado del Tratamiento o Encargado: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable, de acuerdo con sus instrucciones.
• Política de Tratamiento de Datos Personales o Política: Este documento, en el que te explicamos las reglas que seguimos en Eclectic para tratar Datos Personales como Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento o Responsable: Persona natural o jurídica que decide sobre los medios y finalidades/usos que se da a los Datos Personales, así como sobre el contenido de las Bases de Datos. Para los efectos de la presente Política, Eclectic actúa como Responsable.
• Superintendencia de Industria y Comercio o SIC: Es la autoridad de Protección de Datos Personales en Colombia.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento. Si tratamos tu información, tú eres el Titular.
• Transferencia: Es el envío de Datos Personales a un tercero que actuará como Responsable del Tratamiento, con plena autonomía para decidir sobre el uso y la finalidad de esos datos. Este flujo de información ocurre entre dos Responsables, y puede realizarse dentro y fuera del territorio nacional colombiano.
• Transmisión: Es la comunicación de Datos Personales entre un Responsable y un Encargado para que este último realice el Tratamiento por cuenta del Responsable, sin que el Encargado adquiera la titularidad ni autonomía sobre los Datos Personales. Puede darse dentro o fuera del territorio nacional colombiano.
• Tratamiento: Es cualquier acción que se realice sobre Datos Personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o eliminación, entre otras.

4. Identificación del responsable del tratamiento

El Responsable del Tratamiento de tus Datos Personales es:

• Razón Social: Eclectic Estudio de Estrategia S.A.S.
• NIT: 902.099.052-0
• Email: privacidad@eclecticlegal.co

5. Finalidades y tratamiento de datos personales

Según la relación que tengas con Eclectic, trataremos tus Datos Personales (lo que incluye recolectarlos, almacenarlos, usarlos, transmitirlos, transferirlos, actualizarlos, rectificarlos y suprimirlos) para las finalidades que te informamos a continuación. Estas finalidades aplican únicamente al Tratamiento que realizamos como Responsable.

5.1. Finalidades generales

Sin importar tu relación con nosotros, trataremos tus Datos Personales para:

• Registrar tus Datos Personales en nuestras Bases de Datos.
• Verificar tu identidad.
• Atender auditorías internas o externas y conservar sus soportes.
• Transmitir o transferir tus Datos Personales a terceros que nos apoyan en nuestra operación (por ejemplo, proveedores de tecnología, contabilidad o almacenamiento en la nube) y a aliados con quienes trabajemos en tus asuntos.
• Entregar información a las autoridades públicas que la requieran en ejercicio de sus funciones, para cumplir nuestras obligaciones legales.
• Defender los intereses de Eclectic en instancias judiciales, prejudiciales y administrativas.
• Responder las peticiones, consultas, reclamos y quejas que nos presentes por cualquiera de nuestros canales.
• Enviarte información que consideremos de tu interés según tu relación con Eclectic, por correo electrónico, SMS, WhatsApp, redes sociales, llamada telefónica u otro canal que nos hayas suministrado.
• Consultar listas restrictivas y bases de datos de antecedentes, públicas o privadas, nacionales o extranjeras, para prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo y riesgos similares.
• Prevenir el fraude y la suplantación de identidad.
• Cualquier otra finalidad propia de tu relación con Eclectic, o que tú autorices.

5.2. Finalidades particulares aplicables a Clientes y prospectos de clientes

Además de las finalidades generales de esta Política, si eres Cliente o potencial cliente, trataremos tus Datos Personales, para:

• Ofrecerte nuestros servicios, invitarte a eventos y capacitaciones, y enviarte contenidos legales o comerciales de Eclectic por correo electrónico o WhatsApp.
• Preparar propuestas de servicios, y celebrar, ejecutar y gestionar el contrato de servicios legales que tengamos contigo, así como adelantar los asuntos que nos encargues.
• Facturar y cobrar nuestros honorarios y gastos, y adelantar los demás trámites administrativos derivados de los servicios que te prestamos.
• Verificar que no existan conflictos de interés antes de aceptar un nuevo asunto.
• Cumplir nuestras obligaciones contables, fiscales y administrativas.
• Conservar el histórico de nuestra relación y de los asuntos atendidos, como soporte de nuestra gestión profesional.
• Enviarte, por cualquiera de los canales de contacto que nos suministres (correo electrónico o WhatsApp), documentos relacionados con nuestros servicios, como cuentas de cobro, facturas electrónicas, informes de gestión y comunicaciones sobre tus asuntos.
• Tomar fotos y/o videos en los eventos y capacitaciones que organicemos, con fines probatorios y de divulgación, lo cual puede implicar su publicación en nuestra página web y redes sociales.

5.3. Finalidades particulares aplicables a Proveedores

Además de las finalidades generales de esta Política, si nos suministras bienes o servicios, o si eres la persona que actúa como representante, trabajador o punto de contacto de una empresa que nos los suministra, trataremos tus Datos Personales para:

• Solicitar cotizaciones, y evaluar y seleccionar a nuestros Proveedores.
• Celebrar, ejecutar y gestionar el contrato o la relación comercial que tengamos contigo o con la empresa que representas.
• Comunicarnos contigo sobre los bienes o servicios que nos suministras.
• Realizar pagos y cumplir nuestras obligaciones contables y tributarias.
• Conservar el histórico de nuestra relación comercial.

5.4. Finalidades particulares aplicables a Colaboradores

Además de las finalidades generales de esta Política, si haces parte de nuestro equipo de colaboradores o estás en proceso de vincularte, trataremos tus datos personales para:

• Evaluar tu perfil, experiencia e idoneidad para decidir sobre tu contratación, lo que incluye verificar tus referencias académicas, laborales y profesionales.
• Conservar tu información para tenerte en cuenta en futuras oportunidades de contratación.
• Incluir tus Datos Personales en el contrato de prestación de servicios y de confidencialidad, en sus modificaciones y en los demás documentos necesarios para gestionar nuestra relación.
• Gestionar adecuadamente nuestra relación contractual.
• Cumplir nuestras obligaciones como contratante, incluyendo pagar tus honorarios y verificar tus aportes a seguridad social.
• Expedir certificados de retención en la fuente y certificaciones de los servicios que nos prestas.
• Darte acceso al correo electrónico corporativo o a sistemas y Bases de Datos. Ten en cuenta que la información que repose en ellas podrá ser conservada por Eclectic para fines documentales, operativos, de monitoreo y de defensa judicial, incluso después de terminada nuestra relación.
• Verificar y gestionar posibles conflictos de interés, y velar por la confidencialidad de la información de nuestros clientes.

5.5. Finalidades particulares aplicables a Empleados

Además de las finalidades generales de esta Política, si trabajas en Eclectic mediante un contrato de trabajo o estás participando en uno de nuestros procesos de selección, trataremos tus Datos Personales para:

• Adelantar procesos de selección, lo que incluye agendar entrevistas, verificar tus referencias y, cuando aplique, realizar exámenes médicos de ingreso.
• Celebrar, ejecutar y gestionar tu contrato de trabajo, así como sus modificaciones.
• Pagar tu nómina y prestaciones sociales, y aplicar los descuentos que la ley permita o que tú autorices.
• Afiliarte a ti y a tus beneficiarios al sistema de seguridad social y a la caja de compensación familiar.
• Gestionar incapacidades, licencias, vacaciones y permisos.
• Cumplir nuestras obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo.
• Contactar a tus familiares o contactos de emergencia cuando sea necesario.
• Asignarte herramientas de trabajo (como correo electrónico corporativo o accesos a sistemas y Bases de Datos). Ten en cuenta que la información que repose en ellas podrá ser conservada por Eclectic para fines documentales, operativos, de monitoreo y de defensa judicial, incluso después de terminada nuestra relación.
• Ofrecerte capacitaciones y actividades de bienestar, y evaluar tu desempeño.
• Expedir certificados laborales y de ingresos y retenciones, y conservar tu historia laboral por el tiempo que exige la ley.

6. Ejercicio de derechos de los titulares

6.1. Derechos de los Titulares

En Eclectic te garantizamos el pleno ejercicio de tu derecho de Hábeas Data, conforme a la Ley 1581 de 2012. Como Titular, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus Datos Personales frente a Eclectic o sus Encargados del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la Autorización que nos otorgaste, salvo en los casos en que la ley no la exige (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012), como ocurre con los Datos Personales Públicos (p.ej., aquellos relativos a la profesión y oficio, tales como correos y números de teléfono corporativos).
• Ser informado por Eclectic o sus Encargados, previa solicitud, sobre el uso que le hemos dado a tus Datos Personales.
• Presentar quejas ante la SIC por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.
• Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de tus Datos Personales cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales o legales, o cuando así lo decidas. Esto no procederá cuando exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos o cuando el Tratamiento sea necesario para la relación jurídica que tenemos contigo.
• Acceder en forma gratuita a tus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Abstenerte de responder preguntas sobre Datos Personales Sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes, pues responderlas es facultativo.

Ejercer estos derechos es gratuito y siempre se ajustará a la legislación vigente en materia de protección de Datos Personales.

6.2. Responsable de la Atención de Consultas y Reclamos y Canales de Atención

La Dirección de Protección de Datos Personales de Eclectic es el área encargada de atender tus consultas, reclamos y cualquier asunto relacionado con el Tratamiento de tus Datos Personales. Para contactar a dicha área, puedes escribirnos al correo electrónico privacidad@eclecticlegal.co

7. Procedimiento para la atención de consultas y reclamos

7.1. Consultas

Tú, como Titular, o las personas legitimadas para ejercer tus derechos según el Numeral 7.4, pueden hacernos consultas para conocer tus Datos Personales, saber qué Tratamiento les hemos dado u obtener prueba de la Autorización que nos otorgaste.

Si como Titular radicas una consulta, ten en cuenta lo siguiente:

• Te daremos toda la información que solicites o, si no especificas, aquella vinculada con tu identificación.
• Tu solicitud debe incluir: (i) tu identificación; (ii) una descripción de lo que quieres consultar; y (iii) una dirección física o electrónica para enviarte la respuesta.
• Podremos pedirte información adicional para verificar tu identidad y tu legitimación para hacer la consulta, según el Numeral 7.4.
• Solo entregaremos los Datos Personales a las personas indicadas en el Numeral 7.5.
• Responderemos tu consulta en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha en que la recibamos.
• Si no podemos responderte en ese plazo, te informaremos los motivos de la demora y la fecha en que te daremos respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

7.2. Reclamos

Si consideras que tu información en nuestras Bases de Datos debe corregirse, actualizarse o suprimirse, si adviertes un posible incumplimiento de la ley o de esta Política, o si quieres revocar tu Autorización, tú o las personas legitimadas según el Numeral 7.4 pueden presentarnos un reclamo. Si como Titular radicas un reclamo, ten en cuenta lo siguiente:

• Tu reclamo debe incluir: (i) tu identificación; (ii) una descripción clara de los hechos; (iii) una dirección física o electrónica para enviarte la respuesta; y (iv) los documentos que soporten tu solicitud.
• Si tu reclamo está incompleto, te pediremos que lo completes dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción. Si pasan dos (2) meses sin que lo completes, entenderemos que desististe del reclamo.
• Cuando recibamos tu reclamo completo, incluiremos en nuestra Base de Datos, en máximo dos (2) días hábiles, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y su motivo, la cual mantendremos hasta que lo resolvamos.
• Responderemos tu reclamo en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si no podemos hacerlo en ese plazo, te informaremos los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

7.3. Revocatoria de la Autorización y solicitud de supresión de los Datos Personales

Tú, o las personas legitimadas según el Numeral 7.4, pueden pedirnos en cualquier momento que revoquemos la Autorización o que suprimamos tus Datos Personales. Sin embargo, no podremos hacerlo cuando tengas un deber legal o contractual de permanecer en nuestra Base de Datos; en ese caso, te lo informaremos en nuestra respuesta.

7.4. Legitimación para el ejercicio de los derechos

Pueden presentar consultas y reclamos:

• Tú, como Titular, acreditando tu identidad por los medios que te indiquemos al momento de atender tu consulta o reclamo.
• Tus causahabientes, acreditando esa calidad.
• Tu representante legal o apoderado, acreditando la representación o el poder.
• Terceros que actúen a favor de otro o para otro, según lo permita la Ley.

7.5. Personas a quienes se les puede suministrar la información

En todo caso, solo entregaremos o permitiremos consultar los Datos Personales a:

• A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
• A las entidades públicas o administrativas en exclusivo ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.

7.6. Quejas ante la Autoridad de Protección de Datos

Si después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante Eclectic no estás satisfecho, tú o las personas legitimadas pueden presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Vigencia de las bases de datos personales

Trataremos tus Datos Personales mientras sean necesarios para cumplir las finalidades de esta Política y, en caso de ser necesario, la Autorización que nos diste. Una vez cumplidas, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos, los eliminaremos de nuestras Bases de Datos.

9. Actualización de la política

Podremos actualizar esta Política cuando lo consideremos necesario. Si hacemos un cambio sustancial que pueda afectar tu Autorización, te lo comunicaremos antes de implementarlo. Y si cambian las finalidades del Tratamiento, te pediremos una nueva Autorización antes de aplicar el cambio, si es que la obtención de la misma es exigida por la Ley.

10. Entrada en vigencia de esta política

La presente versión de esta Política entró en vigencia el 25 de septiembre de 2026.

11. Control de cambios